Страница: 2/10
· Выбор зарубежного офисного и библиотечного оборудования, наиболее перспективного для установки во ВГУЭС. Решение вопросов таможенного оформления и оплаты этого оборудования.
· Подготовка смет международных программ. Обеспечение визитов, прием иностранных партнеров и сотрудников ВГУЭС, содействие в организации визовой поддержки и проживания сотрудников ВГУЭС, выезжающих в зарубежные командировки.
· Поддержание двусторонней связи с городской, краевой администрациями, общественными организациями г. Владивостока в плане перспектив международного сотрудничества.
Управление международных связей ВГУЭС имеет право самостоятельно предпринимать любые действия, отвечающие целям, задачам и функциям Управления, если они не противоречат документации, регламентирующим его деятельность. Управление поддерживает делопроизводство по всем направлениям своей деятельности, открытое для контроля со стороны администрации, а также хранит и систематизирует и хранит все исходящие и входящие документы. В случае если какая-либо информация является конфиденциальной, доступ к ней регламентируется распоряжениями, утвержденными ректором университета.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Информация как ресурс
Информационный менеджмент появился на свет как признание факта, что информация является абсолютно необходимым ресурсом для того, чтобы менеджмент был систематичен. Менеджеры в сфере информационного менеджмента занимаются разработкой и контролем систем, обрабатывающих и распределяющих информацию. Информация обладает всеми признаками ресурса. Она однозначно необходима для любой фирмы. Для ее сбора, хранения, передачи и отображения нужны деньги. Она, как и другие ресурсы, обладает определенными качествами – своевременностью, точностью, методами представления. Системы обработки информации могут доставлять ее с различной скоростью, с большим или меньшим качеством, в форме текста, цифровых данных или изображений. Рассмотрим некоторые из свойств информации, которые необходимы для принятия на ее основе решений.
· Точность. Информация должна быть безошибочной и объективной. Для достижения этого могут потребоваться неоднократные и независимые друг от друга проверки.
· Своевременность. Информация должна быть доступна тогда, когда она необходима, не позже. Запоздалая информация может привести к дорогостоящим ошибкам и задержкам.
· Уместность. Информация должна отвечать на определенные вопросы, ответ на которые необходим в настоящий момент. Информация может быть точной и своевременной, но совершенно не относящейся к делу.
· Форма представления. Информация должна быть представлена в той форме, в которой ее обработка наиболее удобна в настоящий момент. Часто информация, представленная в неудобном или незнакомом формате попросту игнорируется.
· Доступность. Информация должна быть легко доступна для того, кому она в первую очередь необходима.
1.2 Информационные системы менеджмента
Для более эффективной организации и использования информации многими западными фирмами были разработаны информационные системы менеджмента (ИСМ). Информационная система менеджмента – это система сбора информации, обрабатывающая и представляющая ее в форме, наиболее удобной для принятия на ее основе решений, и распределяющая ее между конечными пользователями. Как указывалось выше, хорошая информация должна быть точной, своевременной, уместной, легко доступной и представленной в необходимом формате.
Мощь информационных систем менеджмента используется многими западными компаниями. Например, корпорация XEROX использует свои ИСМ для посылки и получения электронной почты, обзорных отчетов, финансовых документов, для изучения информации по потребителям и рынкам сбыта, а также для получения самых последних новостей. В компании 3М информационные системы менеджмента используются для капитализации сэкономленных на издержках средств и внедрения инновационных технологий. ИСМ позволяют 3М пользоваться децентрализованной системой управления, обеспечивающей наибольшую гибкость в принятии решений. Это достигается за счет увязки ИСМ в региональных представительствах компании в одну большую сеть, регулирующую критические аспекты деятельности фирмы в целом. Данные по финансам, управлению персоналом и инженерными проектами могут быть легко пересланы из одного представительства в другие, а также консолидированы в штаб-квартире компании с целью получения общей картины деятельности фирмы. Подобная интеграция децентрализованных усилий позволяет значительно экономить время и средства.
Для разработки конкретных ИСМ необходимо прежде всего установить цели ее создания, определить возможные ограничения, определить источники получения информации и каналы ее редистрибуции, и только затем приступать к конкретному планированию. В процессе разработки необходимо обеспечить тесные контакты между разработчиками и собственно конечными пользователями. Следует помнить, что целью создания информационных систем является обеспечение информационной поддержки менеджеров при принятии ими решений. Эта поддержка заключается в следующем:
Реферат опубликован: 3/06/2008