Страница: 11/28
Характеристики «Контакта» заносятся в отдельные поля. По любому полю или его части, например, имени или адресу может выполняться «Сортировка», «Группировка» и «Фильтрация контактов».
1.20 – Пример создания контакта
Аналогичным образом создается «Список рассылки» – для группы контактных лиц. В этом случае в меню "Файл" – "Создать" следует выбрать пункт "Список рассылки" (
).
Находясь в окне «Контакта» или «Списка контактных лиц», достаточно нажать кнопку или выбрать команду меню "Действия", чтобы отправить этому контактному лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание. При наличии модема Microsoft Outlook может набирать номера телефонов контактных лиц. При этом в Microsoft Outlook может засекаться время разговора, которое заносится в дневник. Туда же можно занести заметки о разговоре [5, c. 164].
Для планирования производственной или личной деятельности предназначены папки "Задачи" и "Календарь". В "Календаре" можно представить события месяца, недели или одного дня по часам (меню "Вид"). А в папке "Задачи" – список и описание отдельных задач.
При работе в локальных и корпоративных сетях Microsoft Outlook можно настроить так, чтобы обеспечить доступ к этим папкам участников коллективной работы. Таким образом, при планировании мероприятий можно учесть занятость всех заинтересованных лиц, автоматизировать подготовку списков рассылок, проследить прохождение документации, установить выдачу напоминаний о предстоящих работах, встречах и пр.
Интеграция Microsoft Outlook с Internet Explorer предоставляет следующие возможности [8, c.72]:
¾ переключение к работе с Internet Explorer для просмотра Web-страницы, открытой в Microsoft Outlook;
¾ совместное использование HTML-данных различными программами. Например, если почтовое сообщение составляется в формате HTML, в него может быть помещено изображение со страницы Web.
1.3 Использование электронной почты в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности организации
В2009 г. Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) исследовал практику использованияэлектронной почты (далее - ЭП) в деятельности организаций Республики Беларусь. В процессе исследования методом анкетирования было опрошено 75 государственных органов и организаций различных форм собственности и организационно-правовых форм из более чем 20 отраслей экономики и сфер деятельности. Проведенное исследование выявило следующие факты и тенденции в использовании ЭП в деятельности организаций Республики Беларусь [39, c. 38].
Несмотря на широкое использование ЭП, документальное закрепление порядка работы с ней осуществляется не во всех организациях. Около 16% респондентов отметили, что порядок работы с ЭП в организации вообще не регламентирован, а в 19% случаев определяется лишь устными указаниями руководства. В организациях, стремящихся регламентировать порядок использования ЭП, его документальное закрепление осуществляется в различных локальных правовых актах: инструкции по делопроизводству, инструкции по работе с ЭП, инструкции по информационной безопасности, приказах руководителя и т. д. При этом нередко порядок использования ЭП закрепляется не в одном документе, а в нескольких (разные по характеру вопросы отражаются в разных документах).
Возможность использования ЭП в различных организациях предоставлена разным категориям работников. В большинстве случаев это, в первую очередь, руководители организации и структурных подразделений, служба ДОУ (канцелярия, секретари руководителей и т. д.). При этом часто наблюдается тенденция, при которой в организациях, не имеющих четкой регламентации работы с ЭП, закрепленной в локальных правовых актах, возможность использования ЭП организации получает практически любой работник, использующий в своей деятельности компьютер, подключенный к локальной сети. В тех же организациях, где проводится политика нормативного закрепления порядка использования ЭП, права, ответственность и ограничения работников на доступ к ЭП четко устанавливаются и документально закрепляются в локальных правовых актах (приказах, должностных инструкциях и т. д.).
ЭП используется организациями для пересылки различных категорий информации и документов. Среди них: организационные и распорядительные документы, договорная документация, плановая и отчетная документация, информация справочного характера, электронные копии бумажных документов и др. Реже всего при помощи ЭП пересылается финансовая и бухгалтерская документация. При этом в организациях, где это происходит, для этого чаще всего используются защищенные сети (например, Mail.gov.by в госорганах или система "Клиент-Банк").
Официальная (то есть юридически значимая) электронная переписка ведется в большинстве случаев в системе органов государственного управления и/или между соподчиненными организациями и их филиалами, а также структурными подразделениями организаций. Следует отметить, что в государственных органах официальной перепиской по ЭП признается лишь та, которая ведется с использованием межведомственной системы ЭП Mail.gov.by. Вместе с тем, в государственных органах система так называемой открытой ЭП (Интернет-почты) используется параллельно для ведения электронной переписки с гражданами и организациями, не подключенными к системе Mail.gov.by.
Наибольшая часть как официальной, так и неофициальной электронной переписки посредством ЭП ведется между организациями одной отрасли и соподчиненными организациями, а также территориально удаленными структурными подразделениями организации. Реже всего в государственных органах и иных организациях электронная переписка ведется с гражданами. Ряд государственных органов и организаций отметили, что используют две системы ЭП: одну - для ведения электронной переписки со сторонними корреспондентами и другую — для ведения электронной переписки в рамках сети подчиненных (подведомственных) организаций (так называемая ведомственная ЭП).
Несмотря на наличие в большинстве организаций системы ЭП, а также ее официального адреса (нескольких официальных адресов), более половины респондентов разрешают работникам использовать личные (неслужебные) ящики ЭП для ведения служебной электронной переписки. В дополнение к этому во многих организациях, несмотря на внутреннюю регламентацию, продуманный комплекс ограничений на использование работниками ЭП отсутствует либо же данный вопрос регламентируется устными указаниями руководства. Там, где подобные ограничения существуют и закрепляются документаль-но, чаще всего они связаны с техническими особенностями (например, устанавливаются предельный объем и количество пересылаемых сообщений, ограничения на типы пересылаемых файлов), с вопросами информационной безопасности (например, ограничиваются допускаемые к пересылке категории информации), а также организационно-правовыми аспектами (например, допускается использование только для ведения переписки в рамках выполнения служебных обязанностей) и этикой деловой переписки.
Реферат опубликован: 14/06/2011