Страница: 13/28
- отсутствует единый общереспубликанский удостоверяющий центр ЭЦП, что препятствует расширению сферы использования электронного документооборота;
- не решен вопрос совместимости различных средств ЭЦП;
- не стандартизированы форматы электронных документов;
- отсутствует государственный стандарт на коммуникативный формат обмена электронными документами между организациями;
- недостаточная урегулированность на законодательном уровне вопросов сдачи электронных документов в государственные архивы. В настоящее время де-факто в государственные архивы можно передать только электронную информацию (файлы, наборы файлов), но не электронные документы (в понятии Закона Республики Беларусь "Об электронном документе"), так как архивы не в состоянии проверить и подтвердить подлинность и целостность того или иного электронного документа;
- отсутствует порядок нотариального заверения бумажных копий электронных документов для представления их, в случае необходимости, во внешние организации;
- при пересмотре действующих и принятии новых нормативных правовых актов необходимо предусматривать внесение в них положений о ведении делопроизводства по описываемым в актах процедурам в электронном виде.
По результатам проведенного анализа результатов анкетирования можно сделать следующие выводы.
Наиболее широко и комплексно порядок работы с ЭД и ЭП регламентируется в органах государственного управления, а также в организациях банковской сферы. В наименьшей степени правила использования ЭП регламентированы в небольших организациях. Учитывая, что среди таких организаций встречаются источники комплектования государственных архивов, отсутствие продуманного порядка работы с ЭП, в том числе обеспечения учета и сохранности пересылаемых посредством ее документов, может негативно сказаться на качестве и полноте передаваемых на постоянное архивное хранение документальных массивов организации.
Используемый во многих организациях подход, при котором порядок использования ЭП закрепляется в нескольких внутренних организационных и/или распорядительных документах, представляется оправданным. Данная ситуация обусловлена разнообразием регламентируемых вопросов, затрагивающих как различные организационно-правовые, в том числе делопроизводственные, так и технические аспекты. В большинстве организаций объем официальной (юридически значимой) электронной переписки чаще всего меньше объемов неофициальной информации, пересылаемой посредством ЭП. При этом значительные объемы юридически значимой электронной корреспонденции в большинстве случаев пересылаются лишь в рамках функционирования системы ЭП госорганов Mail.gov.by, ведомственных (корпоративных) компьютерных сетей и систем электронного документооборота. Указанный факт во многом обусловлен такими факторами, как отсутствие единой общереспубликанской системы управления открытыми ключами ЭЦП, проблемы совместимости ЭЦП и т. д. Данные факторы в настоящее время сдерживают широкое распространение полноценного юридически значимого электронного документооборота между госорганами, организациями и гражданами. Несмотря на указанное, в настоящее время ЭП используется для пересылки практически любых категорий документов, пересылавшихся ранее исключительно на бумаге. С ее помощью осуществляется пересылка организационных и распорядительных документов, договорной, плановой и отчетной документация, финансовых, бухгалтерских документов и др.
Массовое использование ЭП демонстрирует ситуацию, при которой во многих организациях на смену централизованному порядку отправки и получения документов через службу ДОУ приходит децентрализованный порядок, при котором электронная корреспонденция отправляется и получается работниками организации напрямую через персональные служебные ящики ЭП или даже через личные (неслужебные) ящики ЭП, доступ к которым имеет исключительно сам работник. Учитывая это, а также отсутствие должной регламентации порядка использования ЭП, в ряде организаций может складываться ситуация, при которой работники организации оперируют значительными массивами не учитываемых и не контролируемых документов, что может приводить к следующим проблемам: отсутствие должного контроля за документальными массивами организации со стороны ее руководства и, как следствие, потенциальная возможность утраты значительного количества информации о деятельности организации, а также снижение управляемости внутренних деловых процессов; неоправданное "обеднение" архивных фондов организаций (особенно актуально в отношении организаций - источников формирования Национального архивного фонда).
Дополнительную лепту в недостаточное осознание работниками значимости ЭП как инструмента деловой деятельности и важности соблюдения определенных правил при работе с ней, в том числе в части сохранения информации, вносит то, что в большинстве организаций не проводится обучение работников правилам работы с электронными документами и ЭП, а также в целом использованию информационных технологий в повседневной деятельности [39, c. 45].
Проведенное исследовании продемонстрировало, что подавляющее большинство организаций при экспорте сообщений ЭП из почтовой системы в автоматизированную систему ДОУ либо при их распечатке экспортируют (распечатывают), помимо основного содержания, лишь "стандартный" набор дополнительной информации (адреса отправителя и получателя, дата отправки, тема сообщения). Организации не учитывают и не используют иные сведения из служебного заголовка сообщения ЭП, которые могли бы способствовать выявлению способов создания и путей передачи электронных сообщений в информационных и/или доказательных целях. Подобный факт демонстрирует недооценку организациями того, что при работе с ЭП важно сохранять не только основное содержимое электронных сообщений и прикрепленных к ним документов, но и контекстную информацию о процессах создания и транспортировки данных сообщений. Подобная ситуация может быть обусловлена несколькими причинами: незнанием сотрудниками организаций, отвечающими за работу с ЭП, ряда технических особенностей ее использования, а также использованием в ДОУ только тех возможностей, которые предоставляются стандартным массовым программным обеспечением, не учитывающим многих особенностей ведения делопроизводства.
Последнее еще раз демонстрирует ситуацию, когда при отсутствии продуманной комплексной государственной политики по стандартизации и нормативному регулированию автоматизации ДОУ, технологии работы с документами в электронном виде во многих организациях обуславливаются и ограничиваются возможностями существующих программно-технических средств, ориентированных в первую очередь на "усредненного" массового потребителя и не учитывающих специфику ведения делопроизводства в организациях в соответствии со сложившейся отечественной нормативно-методической средой, практикой и традициями делопроизводства и архивного дела. Проблемы соответствия программно-технического обеспечения требованиям и традициям делопроизводства в большой степени решаются в организациях, внедряющих автоматизированные системы ДОУ. Однако, как было отмечено выше, и в этой ситуации остаются проблемы, в том числе связанные с вопросами взаимодействия подобных систем между собой, обеспечения долговременной сохранности создаваемой при их использовании документированной информации и т. д.
Реферат опубликован: 14/06/2011