Страница: 20/28
2.3 Управление документами электронной почты, технология функционирования и обеспечение безопасности ее на
СП «Софтформ» ООО
Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов:
1) руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота:
2) руководство по организации хранения документов на электронных носителях:
3) руководство по установления сроков хранения:
4) руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.
Наряду с вышеперечисленными руководствами были разработаны номенклатура дел, в которую были внесены основные виды документов с установленными сроками хранения, и реестр источников ключевой информации.
Для регламентации работы с конфиденциальной информацией был создан перечень сведений, относящихся к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются.
Использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) также регламентируется инструкциями и правилами по использованию ЭЦП.
Отдельно были внесены добавления и корректировки в должностные инструкции сотрудников.
Защищенность ЭД – это самый волнующий вопрос для организации в целом. В связи с этим, данному вопросу мы уделили большое внимание.
Во-первых, внутри модели корпоративной электронной системы документооборота был создан центральный аппарат (компьютер-сервер), в котором содержится вся документация: как конфиденциального типа, так и неконфиденциального. Доступ к данному компьютеру-серверу ограничен правом доступа сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. Так образом, система предусматривает несколько видов рабочих мест:
- специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило, офис-менеджер (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы (при формировании учета договоров), аудиторы (при формировании отчетов) и управляющие отделами;
- универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному;
- мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для руководителей отделов и генерального директора, участвующих в управленческих процессах;
- рабочее место администратора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.
Каждый пользователь системы имеет свой пароль для входа.
Во-вторых, поскольку наша организация имеет достаточно сложную структуру корпоративного документооборота и, следовательно, большой обмен документацией, то информация между отделами и головным офисом в Минске передается в кодированном виде. При получении закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входит изучение данного документа, с помощью системы производит раскодирование и начинает работу с документом. Кроме того, внутри самого филиала организации сотрудники имеют возможность передавать конфиденциальные документы посредством их криптографического шифрования. Работа с подобными документами осуществляется так же, как в случае внешнего документопотока.
В-третьих, система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.
В-четвертых, внутри нашей модели корпоративного документооборота создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭЦП, что исключает подделку подписи.
В-пятых, архивная система также имеет защиту на уровне документа: каждый документ имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции.
Таким образом, благодаря такой системе ограничений электронный докуменооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам фирмы, к тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения и другое).
3 Прикладные аспекты совершенствования документационного обеспечения управления за счет использования электронной почты
3.1 Пути совершенствования использования электронной почты в документационном обеспечении управления организации
В первую очередь, в организации необходимо определить и нормативно закрепить в локальных правовых актах, какая система пересылки электронных сообщений является системой ЭП организации (так называемая "корпоративная система ЭП (далее - СЭП)). В том числе необходимо определить основной официальный адрес ЭП организации, то есть аналог обычного почтового адреса для электронной корреспонденции [37, c. 140].
Для идентификации СЭП организации необходимо четко определить комплекс программно-технических средств, используемых для ее функционирования, и/илисистему официальных адресов ЭП, используемых работниками организации.Примеры формулировок текстов локальных нормативных правовых актов:
«Система электронной почты СП «Софтформ» ООО представляет собой комплекс программно-технических средств, включающих почтовый сервер Microsoft Exchange Server 2007 и почтовые клиенты Microsoft Outlook, используемые работниками СП «Софтформ» ООО для осуществления отправки и получения сообщений электронной почты в соответствии с локальными правовыми актами. Официальным адресом электронной почты СП «Софтформ» ООО является info@softform.by.
Реферат опубликован: 14/06/2011