Страница: 17/28
Но возникает ряд вопросов. Окажется ли электронный документооборот по карману предприятию и будет ли он настолько эффективно работать?
Во-первых, внедрение электронного документооборота является не таким уж и дешевым удовольствием, да и не мало средств необходимо потратить на обучение сотрудников, так как далеко не все готовы принять что-то новое. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения, а ведь система электронного документооборота (СЭД) имеет некую особенность: система либо должна работать (быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации), либо эффективность от ее использования будет минимальной. Во-вторых, важнейшей проблемой является фактор руководства. Отсутствие воли руководителей, а также незнание может привести предприятие к последствиям разного уровня тяжести: система будет внедренной только в некоторых подразделениях или только на некоторых уровнях, либо всего лишь для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе. В-третьих, самая распространенная и типичная проблема: сложность задачи, которая не сочетается финансовыми возможностями предприятия. Ведь на СП «Софтформ» ООО нет специального выделенного отдела информационных технологий, с которым можно взаимодействовать для формализации требований к системе. В-четвертых, не смотря на то, что в 2009 году был принят закон «Об электронном документе и электронно-цифровой подписи», была и остается проблема необходимости обеспечения юридической силы электронных документов.
В заключении хочется отметить, что на предприятии существуют как сильные, так и слабые стороны использования электронной почты. Но, если события в отношении внедрения СЭД будут происходить медленно и верно, то уже через пару лет СП «Софтформ» ООО решит многие задачи и проблемы:
1. Объемы бумажного документооборота сократятся в несколько раз.
2. Повысится удобство оформления заявок на платежи.
3. Появится возможность присоединения и просмотра дополнительных документов, имеющих отношение к заявке, в электронном виде (скан-копии).
4. Значительно уменьшатся временные затраты на оформление и согласование документов.
5. Снизится трудоемкость выполнения контрольных функций согласующими подразделениями.
2.2 Распределение обязанностей при работе с электронной почтой внутри организации
В СП «Софтформ» ООО офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. А также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном.
Ниже представлены маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками.
Электронная работа с входящей документацией:
1. Получение документа.
2. Экспедиционная обработка.
3. Рассмотрение документа.
4. Регистрация.
5. Передача адресату (конкретное подразделение).
6. Рассмотрение руководителем подразделения.
7. Назначение и передача исполнителю.
8. Исполнение документа.
9. Контроль за исполнением.
10. Направление документа в дело.
Электронная работа с исходящей документацией:
1. Создание проекта документа.
2. Проверка офис-менеджером.
3. Согласование (визирование при необходимости).
4. Подписание руководителем документа.
5. Регистрация документа.
6. Направление документа в дело.
Более подробно на каждом из этапов мы остановимся далее (рис. 2.2).
В настоящий момент считается практически невозможным глобальное внедрение электронного документооборота, поэтому, как уже отмечалось, часть документов сохраняет бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для новых категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота. Для работы с полученной или исходящей документацией в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы этих документов. Существуют несколько способов решения данной задачи в зависимости от носителя документа.
Рисунок 2.2 - Модель внешнего документооборота предприятия
При поступлении документов в печатном виде (телеграммы, письма, извещения и так далее) одним из таких способов можно выделить набор данных с помощью клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является сканирование. Сканирование обеспечивает получение графического образа документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа. Для преобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста. Функции современных технологий распознавания текста универсальны, то есть они не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит.
Наиболее распространенной программой данного назначения, обеспечивающей высокое качество и удобство применения и использующейся в нашей организации, является программа Fine Reader.
После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Электронная копия документов является средством оперативного оповещения и используется так же для справочно-информационной и аналитической работы.
При поступлении корреспонденции в виде факсимильных сообщений и электронных почтовых сообщений ввод в базы данных документов производиться непосредственно с помощью электронных средств ввода информации – факс-сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза).
Таким образом, в нашей модели документооборота вся работа с полученной документацией ведется с электронными образами документов.
После получения документа офис-менеджером он производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением электронной регистрационной учетной карточки. При создании такой карточки документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование. Поскольку в нашей организации находятся 2 разных по своим функциям отдела, то для каждого из отделов настроены собственные правила нумерации для разных типов документов. Также при необходимости можно фиксировать атрибуты, часть из которых является обязательными. При сохранении, карточка проверяет уникальность определенных полей, например, сочетание типа документа и его номера. Так же при регистрации, к карточке можно присоединить любое количество файлов произвольного формата. Данная карточка документа привязывается к номенклатуре дел компании с указанием дела из справочника номенклатуры. А с документами стандартных типов могут быть ассоциированы наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, краткое содержание, и другие. Для заполнения отдельных атрибутов карточки используются разные справочники.
Реферат опубликован: 14/06/2011