Страница: 23/28
Использование системы электронной почты СП «Софтформ» ООО в иных целях не допускается. В том числе данная система не предназначена для пересылки: документов, не удостоверенных при помощи ЭЦП; информации, составляющей коммерческую тайну СП «Софтформ» ООО и иную информацию ограниченного распространения».
Доступность адресата подразумевает оценку того, насколько далеко от отправителя находится предполагаемый получатель сообщения. Например, нецелесообразно использовать ЭП, если адресат находится в одном здании или даже помещении с отправителем сообщения и/или вопрос может быть решен по телефону либо при личной встрече.
Необходимо помнить, что переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.
Вместе с тем посредством ЭП в рамках организации может осуществляется пересылка официальных внутренних документов (например, докладных записок или отчетов).
При возможности решения вопроса с удаленным адресатом посредством телефона также нецелесообразно создавать дополнительные электронные сообщения, неоправданно увеличивающие сохраняемый документный массив организации.
Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте: «Использование системы электронной почты СП «Софтформ» ООО для ведения внутренней переписки между работниками организации не допускается.
При переписке с внешними корреспондентами не допускается использовать систему электронной почты СП «Софтформ» ООО в случаях, если необходимая информация может быть передана устно (например, посредством телефона) с соблюдением установленных сроков».
Высокая скорость передачи информации может стать решающим фактором для решения использовать ЭП в качестве способа оперативной пересылки документированной информации. При этом следует учитывать, что высокая скорость доставки документа не гарантирует такого же оперативного ознакомления с ним и получения ответа. При необходимости получения немедленного ответа или подтверждения получения отправленной информации вместо ЭП более целесообразно использовать телефон или иные средства прямой оперативной связи с корреспондентом. В том числе в ряде случаев целесообразно уточнять у адресата по телефону, получил ли он отправленный документ [43, c. 19].
Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:
«В целях подтверждения получения документа, отправленного посредством системы электронной почты СП «Софтформ» ООО внешнему адресату, от адресата в ручном или автоматическом режиме должно быть затребовано электронное сообщение о доставке (прочтении) документа и/или получено подтверждение об этом в устной форме посредством телефона».
В случае, если подтверждение о доставке документа не было получено в течение двух рабочих дней после его отправки, документ считается не полученным адресатом и направляется ему повторно.
Использование ЭП также может быть обусловлено большим количеством адресатов, то есть необходимостью осуществления массовой рассылки информации с минимальными материальными и временными затратами. Подобная возможность может быть, например, использована для рассылки сообщений членам коллегиального органа о проведении заседания или для отправки документа нескольким работникам организации с целью ознакомления.
Основания, допускающие уполномоченным работникам осуществлять массовые рассылки сообщений посредством системы электронной почты (далее - СЭП) организации должны быть четко определены и закреплены в локальных нормативных правовых актах. В противном случае может происходить неоправданный рост количества сообщений, пересылаемых в рамках организации или же отправляемых за ее пределы. В результате этого будут увеличиваться временные затраты работников на обработку ненужной информации, что, в свою очередь, приведет к снижению производительности их труда. В случае необоснованных рассылок за пределы организации могут возникать потенциальные риски судебных разбирательств за нарушение законодательства о спаме, рекламе и т. д.
Во избежание подобных ситуаций в организации необходимо определить: какие работники и в отношении каких категорий корреспондентов имеют право осуществлять массовую рассылку документов посредством ЭП; какую информацию (какие категории документов) допускается включать в массовые рассылки.
Способы осуществления внутренних электронных почтовых рассылок могут отличаться в зависимости от сложности организационной структуры и специфики деятельности организации. Например, может быть определен порядок, при котором групповая рассылка сообщений (документов) всегда или же в определенных ситуациях осуществляется только делопроизводственной службой (работником, на которого возложены функции ведения делопроизводства). В случае, если организация имеет сложную разветвленную структуру, может быть установлен порядок, при котором рассылка осуществляется не в адрес конкретных работников, а в адрес структурных подразделений (на имя ответственного работника) и далее внутри подразделений по установленным правилам документы ЭП доводятся до сведения нужных работников.
В ряде случаев может складываться ситуация, при которой работники, используя ЭП, начинают напрямую отправлять сообщения на электронный адрес руководителя организации. Учитывая, что это создает дополнительную информационную нагрузку на руководителя, в организации необходимо четко определить и закрепить в локальных нормативных правовых актах, в каких случаях и какую информации (документы) работники могут (или же наоборот не могут) направлять напрямую руководителю. Например, для разграничения и закрепления функций по рассмотрению определенных категорий документов может использоваться табель унифицированных форм документов организации. Определяя критерии необходимости использования ЭП также необходимо определить состав информации, не подлежащей пересылке посредством СЭП организации.
В целом, информация, которая может быть передана посредством ЭП, делится на две категории: открытая (общедоступная) и конфиденциальная (ограниченного доступа). Согласно белорусскому законодательству к информации ограниченного доступа могут относиться сведения: о частной жизни физического лица и его персональные данные; составляющие государственные секреты; составляющие коммерческую и профессиональную тайну. Помимо этого, на основании законодательных актов Республики Беларусь в организации может быть ограничен доступ и к иным категориям информации. С учетом норм законодательства, определяющих статус информации, в организации должны быть установлены правила, в соответствии с которыми будет определяться целесообразность и допустимость пересылки посредством ЭП тех или иных сведений [43, c. 21].
При невозможности обеспечения конфиденциальности информации посредством надежного шифрования с использованием сертифицированных средств криптографии и/или использования защищенных каналов связи пересылка информации ограниченного распространения по ЭП в организации может быть запрещена.
Реферат опубликован: 14/06/2011