Страница: 16/28
Планово-экономическая служба представлена двумя отделами: плановый и финансовый отделы. Плановый отдел занимается экономическим планированием, направленным на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявляет и использует резервы производства с целью достижения наибольшей результативности в деятельности предприятия. Финансовый отдел управляет финансовыми ресурсами предприятия, ведет учет движения финансовых средств и представляет отчетность.
В службу маркетинга входят отдел маркетинга, отдел продаж, отдел перспективных разработок. Отдел маркетинга разрабатывает маркетинговые стратегии предприятия, проводит маркетинговые исследования, осуществляет работу по созданию новой продукции, организует работу по созданию фирменного стиля. Отдел продаж занимается подготовкой и заключением договоров на поставку продукции, составляет оперативную и статистическую отчетности о выполнении планов по заказам, договорных обязательств. Отдел перспективных разработок обеспечивает конкурентоспособность продукции за счет художественно-конструкторского формирования эстетических и функциональных качеств продукции.
Служба режима и контроля на предприятии состоит из двух отделов: охраны и технического контроля. Отдел охраны обеспечивает надежную охрану принадлежащего СП «Софтформ» ООО имущества и объектов; осуществляет пропускной режим. Отдел технического контроля предотвращает выпуск продукции не соответствующей требованиям проектно-конструкторской и технологической документации,следит за соответствием качества поступающих сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий стандартам, техническим условиям.
Надо отметить, что все службы и отделы СП «Софтформ» ООО взаимодействуют между собою для получения и предоставления необходимых материалов и документов, касающихся деятельности предприятия, необходимых для надлежащего исполнения своих функций.
Таким образом, можно сделать вывод, что в целом на предприятии работает четкая отлаженная система: существуют благоприятные условия труда, есть различные формы стимулирования сотрудников.
СП «Софтформ» ООО в своей управленческой деятельности использует электронную почту Microsoft Outlook 2003.
Для того чтобы осуществлять отправку электронных файлов у нас на предприятии имеется собственный почтовый сервер, который позволяет обмениваться электронной почтой, как в локальной, так и в глобальной сети. Каждый сотрудник предприятия, подключенный к почтовому серверу, имеет свой электронный адрес (почтовый ящик), который присваивается непосредственно системным администратором.
Сообщение, прежде чем попасть с одного сервера на другой, может проходить ряд промежуточных серверов. Почтовые серверы обмениваются сообщениями в автоматическом режиме, причем маршрут движения сообщения в сети рассчитывается специальной программой — маршрутизатором.
Когда сообщение прибывает на сервер назначения, адресат при очередном соединении с сервером получает уведомление о поступлении почты. Таким образом, чтобы получить сообщение, пользователю не нужно постоянно держать включенным свой компьютер. Включить компьютер и подключиться к сети он сможет в любой момент, когда пожелает получить или отправить сообщения. Такой режим работы, как известно, называется off-line.
Основной функцией почтовых программ являются получение и чтение сообщений, подготовка и отправка сообщений, ведение адресной книги.
Данные всей переписки по электронной почте хранятся на почтовом сервере предприятия, а так же на компьютере пользователя.
Очевидно, что электронная почта обладает многочисленными достоинствами (доступность и простота использования, быстрота отправки и получения, экономия времени и бумаги и другие), но именно из-за этих достоинств возникают основные риски, связанные с ее использованием. К примеру, доступность электронной почты превращается в недостаток, когда пользователи начинают применять почту для рассылки спама, легкость в использовании и бесконтрольность приводит к утечкам информации, возможность пересылки разных форматов документов — к распространению вирусов. Предприятие может подвергаться данным рискам в силу ряда свойств электронной почты. Например, благодаря применению MIME-стандарта электронная почта может переносить большие объемы информации различных форматов данных в виде прикрепленных к сообщениям файлов. Такой возможностью сразу могут воспользоваться злоумышленники. Достоинство электронной почты превратилось в угрозу, поскольку электронная почта стала представлять собой практически идеальную среду для переноса различного рода «опасных» вложений, а именно компьютерных вирусов, вредоносных программ, «троянских» программ. Если надлежащий контроль за использованием электронной почты не обеспечен, это может привести к чрезвычайно серьезным последствиям и даже нанести непоправимый ущерб. Избавиться от данного риска можно лишь путем блокировки писем с «опасными» вложениями, а также антивирусной проверки прикрепленных файлов. На практике же оптимальным средством может оказаться блокировка определенных типов файлов. Это, как правило, исполняемые файлы (exe, com, bat) и файлы, содержащие макросы и OLE-объекты (файлы, созданные в приложениях MS Office).
Серьезную опасность для корпоративной сети предприятия представляют различного рода атаки с целью «засорения» почтовой системы. Это, в первую очередь, пересылка в качестве вложений в сообщениях электронной почты файлов больших объемов или многократно заархивированных файлов. Открытие таких файлов или попытка развернуть архив может привести к зависанию системы. Другой особенностью электронной почты является ее доступность и простота в использовании. Во многом результатом этого стало широкое и повсеместное применение этого вида сервиса Интернет. Стихийность развития и отсутствие единых правил функционирования почтового сервиса привели к неконтролируемому использованию электронной почты, а в связи с этим, и к возникновению целого ряда рисков, связанных с неуправляемой циркуляцией электронной почты в сети.
Передача в электронных письмах графических файлов (чертежи), которые, как правило, приводят к значительной перегрузке сети, соответственно к дополнительным финансовым затратам.
К «засорению» трафика также ведет рассылка спама. Как правило, это письма, содержащие навязчивые предложения самых разнообразных услуг, товаров. Такого рода почта является «группой риска» с точки зрения переноса вирусов. Большое количество ненужной почты загружает каналы, "замусоривает" почтовые ящики, отнимает время на удаление ненужных писем и повышает вероятность случайного удаления нужных.
Таким образом, рассмотрев используемые информационные технологии (в особенности электронную почту) на предприятии, сделаем следующий вывод, что в управленческой деятельности СП «Софтформ» ООО достаточно эффективно используются компьютерные технологии, и есть необходимость внедрения электронного документооборота. Рынок Республики Беларусь уже сегодня предлагает различные системы электронного документооборота. Например, РУП «Центр электронного документооборота» Белорусского государственного университета внедряет электронные «продукты: электронное «Дело», «Дело-Web», Архивное дело, система «Карма» и прочие. Широкое применение получил программный продукт «Канцлер», который представлен: пакетом прикладных программ «Канцлер»; программным комплексом «Канцлер Мини»; системой электронного документооборота «Канцлер Экспресс».
Реферат опубликован: 14/06/2011