Страница: 22/28
В зависимости от категории работников их обязанности могут различаться.
На руководство организации и структурных подразделений могут быть возложены обязанности по нормативному закреплению и поддержанию соблюдения установленного порядка работы с СЭП организации.
На специалистов по ДОУ могут быть возложены обязанности по контролю за соблюдением установленного порядка работы с электронной почтой, в том числе соблюдению установленных правил ведения делопроизводства (учета, движения, оперативного хранения документов ЭП и т. д.), передачи документов ЭП на архивное хранение, обучение персонала установленным правилам работы с электронной почтой и т. д.
Специалисты по информационным технологиям (программисты, системные администраторы и т. д.), как правило, несут ответственность за техническое обеспечение функционирования СЭП организации, а также защиту документов ЭП от несанкционированного уничтожения или неавторизованного доступа к ним.
Специалисты по информационной безопасности, как правило, отвечают за установление и контроль соблюдения правил работы с ЭП при пересылке информации ограниченного распространения и иной информации, ознакомление с которой посторонних лиц может повлечь за собой убытки для организации.
При этом все работники организации должны нести ответственность за обеспечение сохранности и доступности документов ЭП, создаваемых в их деятельности, а также получаемых от внешних источников. Помимо этого, все работники организации должны нести ответственность за: использование ЭП в личных целях; содержание документов ЭП; соблюдение порядка оформления, хранения документов ЭП и иных правил работы с ЭП. Работники должны быть ознакомлены с установленной для них ответственностью (то есть ознакомлены с соответствующими локальными нормативными правовыми документами, в которых эта ответственность закреплена).
При определении мер ответственности за несоблюдение работниками установленных обязанностей необходимо руководствоваться трудовым законодательством Республики Беларусь. В частности, за несоблюдение установленного порядка работы с СЭП организации в отношении работников может быть установлена дисциплинарная ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь. Так, согласно статье 198 Трудового кодекса за совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания: замечание, выговор, увольнение [40, c. 104].
Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит нанимателю. При выборе меры дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве.
К работникам, совершившим дисциплинарный проступок, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания могут применяться: лишение премий, изменение времени предоставления трудового отпуска и другие меры. Виды и порядок применения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением, иными локальными нормативными правовыми актами.
Для успешного закрепления и применения ответственности работников в организации необходимо определить категории или конкретных работников, допускаемых к использованию СЭП организации.
С этой целью может быть составлен отдельный перечень категорий (фамилий) работников. Такой перечень должен включать лишь тех работников, которым использование ЭП необходимо для выполнения возложенных на них функций.
Примерная форма такого перечня приведена в приложении.
В перечне могут быть детализированы цели, для которых конкретным работникам (категориям работников) разрешается использовать СЭП организации.
Перечень может не составляться в случае, если право пользования корпоративной ЭП закрепляется в должностных инструкциях работникам организации, инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных правовых актах.
3.2 Определение критериев необходимости использования электронной почты и состава недопустимой к пересылке информации в организации
Создать и отправить электронное письмо легко: для этого не нужно его распечатывать на принтере, запечатывать в конверт и нести на почту. Во многом именно легкость создания и отправки сообщений посредством электронной почты (далее - ЭП) обуславливает значительный рост электронной переписки в различных организациях. При этом нередко значительная часть пересылаемой электронной корреспонденции носит справочный характер и/или может быть вполне заменена бездокументными формами коммуникаций (например, посредством телефона) [42, c. 30].
Учитывая указанное, в организации следует определить критерии, при которых отправка электронных сообщений действительно неизбежна, так как обусловлена необходимостью документирования деловой деятельности. В случае, если перечень таких критериев достаточно широк, может быть использован способ, при котором необходимость использования ЭП определяется методом исключения, то есть определяются случаи, при которых использование ЭП недопустимо.
В целом, необходимость создания документов независимо от формы и вида носителя, а также их видовой и количественный состав определяются: компетенцией организации, кругом функций организации, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и т. д.
Юридическим основанием создания документов являются акты законодательства Республики Беларусь, решения судов, предписания государственных органов и должностных лиц, поручения вышестоящих организаций и т. д.
Состав и количество создаваемых в организации документов также зависит от корпоративной культуры организации, сложившихся в ней традиций работы с документами, уровня профессиональной компетенции работников и т. д.
Можно выделить следующие основные факторы, влияющие на выбор ЭП в качестве средства осуществления документированных коммуникаций:
- тема (содержание) пересылаемых документов;
- доступность адресата;
- потребность в высокой скорости доставки;
- потребность в высокой скорости ответа;
- количество получателей.
Тема (содержание) отправляемого документа напрямую влияет на то, допускается ли его передача посредством ЭП. Организация должна определить, какая информация может пересылаться посредством ЭП, а какая - нет. В качестве общих критериев могут выступать следующие [42, c. 31]:
- степень закрытости (конфиденциальности) информации;
- значимость информации для решения выполняемых задач и функций;
- допустимость пересылки информации посредством ЭП с точки зрения законодательства, в том числе наличие нормативных требований по представлению информации в определенной форме (в бумажной, электронной с обязательным использованием ЭЦП и др.).
Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:
«Система электронной почты СП «Софтформ» ООО предназначена для пересылки: служебных документов (их копий); проектов разрабатываемых документов; уведомлений о проведении заседаний Совета директоров СП «Софтформ» ООО.
Реферат опубликован: 14/06/2011