Страница: 18/28
После регистрации документ направляется руководителю конкретного подразделения. Это производится системой посредством встроенной почтовой службы. С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению, поэтому после рассмотрения документа руководитель выносит задание и назначает исполнителя. Задания включают сроки исполнения задания, список исполнителей, тип исполнения - последовательный, параллельный, альтернативный (подразумевает исполнение одним из исполнителей), текстовые комментарии и прочую информацию. Задания связаны между собой таким образом, что имеется возможность определить последовательность обработки заданий. В том случае, если при регистрации задания был указан признак необходимости маршрутизации и указан формат маршрутизации задания, система автоматически рассылает сообщения по электронной почте или размещает ярлык на задание в персональной папке пользователя.
Если у задания не указана дата начала исполнения, то сообщения рассылаются немедленно, если срок указан, то задание рассылается в момент наступления срока исполнения задания. В том случае, если задание имеет несколько исполнителей, система определяет способ маршрутизации:
- параллельный способ маршрутизации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям;
- последовательный – последовательную;
- альтернативный - рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем.
При обработке задания пользователь может изменять его статус (взять в работу, отложить, завершить), указать процент исполнения, внести комментарии. Информация о текущем состоянии задания будет автоматически фиксироваться на сервере системы, что позволяет в реальном времени отслеживать процесс исполнения.
После выполнения задания документ помещается в дело и отправляется автоматически системой на оперативное хранение на центральный компьютер-сервер. Более подробно архивное хранение мы рассмотрим ниже.
Хотелось бы особое внимание обратить на организацию работы с документами, полученными посредством электронной почты. В нашей организации разработано специальное положение, закрепляющее правила работы с электронной почтой. В данном положении определены следующие электронные сообщения, подлежащие регистрации и сохранению в системе электронного документооборота:
- сообщения, на основании которых принимаются ответственные деловые решения;
- сообщения, содержащие важную для компании информацию или имеющие историческую ценность;
- сообщения оскорбительного и угрожающего характера, образцы особо назойливого и мешающего эффективной работе сотрудников спама (рекламные рассылки) – для передачи следственным органам;
- все отправленные документы, поскольку могут возникнуть случаи, когда важно восстановить содержание всей переписки.
Важным этапом работы с электронными сообщениями является установление для них сроков хранения. По действующему в нашей организации положению, срок хранения полученного сообщения устанавливается такой же, который установлен для аналогичного бумажного документа. Сообщения, не подлежащие хранению, или срок хранения которых истек, своевременно и регулярно уничтожаются офис-менеджером, при этом в системе делается определенная пометка об их уничтожении. По истечении двух недель вся полученная электронная почта архивируется и помещается в специальный архив, находящийся в центральном аппарате. Доступ к информации архива ограничен: разрешен только определенному кругу пользователей. Благодаря такой системе ограничения доступа, вся входящая документация получается наиболее защищенной от несанкционированного доступа, а также от ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или случайных) действий персонала при работе с документами.
Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Система поддерживает функцию параллельной работы группы сотрудников над проектом документа. Сама разработка состоит из выбора вида документа и составления стандартного или определенного текста. На панели инструментов пользователь выбирает подкоманду Виды документов, где приводятся различные виды документов и методы их обработки. Можно добавить новый вид документа, удалить один из выбранных видов или распечатать его. Другая команда, которой можно воспользоваться при создании документа, – Шаблоны.При ее открытии появляется форма со списком шаблонов документов, используемых в организации, причем имеется возможность создавать, сохранять, удалять и печатать шаблоны.
Далее производится согласование данного проекта документа с заинтересованными подразделениями как внутри организации (визирование), так и в головной компании (согласование). Внутреннее согласование (визирование) осуществляется посредством пересылки через встроенную почтовую службу проекта документа на рабочие места заинтересованных в нем лиц. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются специалистом к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа и подписывается с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Внешнее согласование чаще всего производится с подразделениями, находящимися в головной компании. Благодаря «сквозному» делопроизводству, согласование происходит посредством пересылки проекта документа по внутренней электронной почте, без распечатки бумажной копии. В случае если инстанций много, то к электронному файлу документа прикрепляется файл, аналогичный бумажному «Листу согласования».
После согласования (визирования) документ направляется руководителю на подпись. Подпись производится посредством ЭЦП. Далее документ регистрируется аналогично, регистрации входящего документа.
Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации. Интеграция «Евфрат-Документооборот» с электронной почтой позволяет также отправить документы по электронной почте как в головную организацию, так и другим внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ, что значительно ускоряет и упрощает процесс отправки большого количества документации. Исходящий документ после его отправки помещается на оперативное архивное хранение с указанием в регистрационной карточке номера дела по номенклатуре дел подразделения, к которому относится данный документ.
Таким образом, автоматизированная система «Евфрат-Документооборот» помогает создать единое пространство управления филиальной структурой и осуществлять сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам.
Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере конкретного вида документа (письма) можно изобразить следующим образом (рис. 1.3).
Электронная работа с внутренней документацией:
Реферат опубликован: 14/06/2011